Állásvadász VIII. Rész – Hogyan írjunk jó motivációs levelet?
A motivációs levél vagy más néven kísérőlevél egyfajta bemutatkozó levélként szorosan kapcsolódik az önéletrajzhoz, amely segít kerek egésszé tenni a pályázatot, és tartalmazza mindazokat az információkat, amelyek nem férnek bele az önéletrajz kötött kereteibe.
A motivációs levél egyik fő célja, hogy lehetőséget teremt a jelentkező számára, hogy az önéletrajznál informálisabb keretek között elmondja a munkáltatónak, miért is érdeklődik a meghirdetett pozíció iránt, miért is motivált (ha már a szó szoros értelménél járunk), illetve miért is lenne ő megfelelő jelölt a pozícióra. A kísérőlevél egyfajta reklámfelület saját magunk eladására.
A kísérőlevél sokféle formában létezik, függ attól, hogy milyen pozícióra jelentkezik a jelölt, és a jelentkezés formájától is. Ha a jelölt például erős szakmai tudással és tapasztalattal bír, előnyös lehet szakma vagy ágazatspecifikus levél alkalmazása.
Bármilyen formába is öntjük, egy motivációs levél akkor mondható jónak, ha megragadja a munkáltató figyelmét, további olvasásra ösztönzi, felkelti a kíváncsiságát, és nyomot hagy a jelölttel kapcsolatban a munkáltató gondolataiban.
Lássunk néhány igen hasznos tanácsot egy sikeres kísérőlevél elkészítéséhez:
- Rövid, tömör, lényegretörő
Formailag a legfontosabb követelmény, hogy röviden és tömören legyen megfogalmazza, viszont tartalmazzon minden olyan információt, amely kiemeli a jelöltet a többi jelentkező szürke tömegéből. Ehhez további segítséget jelent, ha a levél nyelvezete könnyen emészthető, lényegretörő és hasznos információkat közöl.
- Nyelvtani hibáktól mentes
Az első benyomás nagyon fontos, és mivel egy jelentkezés esetén az írásos anyag az, amiből a munkáltató kialakíthatja az első benyomást, ennek megfelelő prezentációja nagyon fontos. Elküldés előtt érdemes megkérni barátokat, családtagot vagy ismerőst, hogy nézze át a levelet. Sokszori olvasásra már gyakran olyan hibák sem tűnnek fel, amelyek egyébként kiszúrják az ember szemét.
- Használd a reklámfelületet megfelelően!
Egy szabványszerűen megírt önéletrajz mellett a kísérőlevél fő funkciója, hogy mindazon információt hangsúlyozza, amelyre a kötött keretek között megírt CV nem ad lehetőséget. Ilyen például az érdeklődés kifejezése, vagy a szakmai képzettség, képesség kiemelése, a követelményeknek megfelelő vagy épp túlmenő tapasztalatok stb. Adjuk tudtára a munkáltatónak, hogy akarjuk a pozíciót, és indokoljuk meg, miért is lennénk mi a megfelelő jelöltek az állásra.
- Ne legyen hosszabb 1 oldalnál!
Legtöbb önéletrajz mindössze három bekezdést tartalmaz, de csak igen kivételes esetekben haladja meg az 1 oldal terjedelmet. Ha mégis hosszabbra kerekedne, érdemes átolvasni, és a hosszúra nyúlt részeket megkurtítani, a szükségtelen részeket pedig kivágni.
Ø Tartsd be a levélformátum követelményeit!
Adj hivatalos formát a levelednek, ezzel azt a bizonyos első benyomást még inkább a pozitív tartományba terelheted. A kísérőlevél általános formája egy hivatalos levél, amely a következőket tartalmazza:
—————————–
Munkáltató adatai
Referencia: Állásajánlat XY pozíció betöltésére (Referenciaszám: XXX)
Megszólítás (Tisztelt AB Úr!)
<1. Bekezdés> Rövid bevezetés, amelyben hivatkozunk az álláshirdetésre, esetleg arra, hol találtunk rá, majd kiemeljük a fő karriercélokat, és kapcsolatot teremtünk a céljaink és az álláshirdetés adta lehetőség, valamint az önéletrajzunkban foglaltak között.
<2. Bekezdés> Rövid leírás, inkább hivatkozás az önéletrajzban foglalt képzettségekre, képességekre, amelyek az álláshirdetésben követelményként és előnyként kerültek feltüntetésre. Ezzel egyértelmű relációt teremtünk a munkáltatóban kialakult kép és saját magunk között. Egyértelműen kell sugallnunk a munkáltató felé effélét: “Én vagyok, akit keresel, megvan a tudásom, képzettségem és tapasztalatom. Képes vagyok megcsinálni, amit szeretnél, és be is bizonyítom, ha lehetőséget kapok.”
<3. Bekezdés> Zárásként pár megfelelő szófordulat a jövőbeni személyes találkozás reményében.
Tisztelettel,
Dátum
Név
Cím
Telefonszám
e-mail cím
—————————–
- Nem kell “túldiízájnolni” a levelet!
Nem ettől lesz kiemelkedő. Legtöbbször egy egyszerű formában megírt, de tartalmas, tömör és lényegretörő levél hatásosabb, mint egy kicicomázott, színes-szagos, de semmitmondó papiros.
- Ne írj sablont, légy egyedi, érezze az olvasó, hogy a levél csak neki szól!
A jelöltek gyakran elkövetik azt a hibát, hogy egyszer megírnak egy kísérőlevelet, és változtatás nélkül küldik el a különféle álláshirdetésekre. Nagy hiba! Mindenki szereti azt érezni, hogy amikor egy levelet olvas, az neki személyesen szól, így vannak ezzel az álláspályázatok elbírálói is, akik az egyedit, a személyeset keresik, és nem a sablont, szeretik látni, hogy a pályázó igenis időt és energiát áldozott a jelentkezésre, ez is növeli azt a képet, hogy tényleg érdeklődik az adott állás iránt.
Többféle kísérőlevél használható attól függően, hogy milyen kontextusban adjuk be a jelentkezést. Alapvetően a következő fajtákat szokás alkalmazni:
1. Bemutatkozó levél – Ezt a format akkor alkalmazzák, ha a jelölt nem egy konkrét álláshirdetésre jelentkezik, hanem csak mint egy adatbázisba, elküldi a pályázati anyagát az adatbázisba, remélve, hogy a munkáltatónak esetleg megtetszik, vagy épp üresedés lesz. Mivel nem konkrét célközönséghez kerül elküldésre, a siker esélye viszonylag kicsi, a statisztikák szerint 2 és 20% közötti, emiatt a legritkábban alkalmazott álláskeresési forma.
2. Célzott kísérőlevél – Ez a leggyakrabban alkalmazott forma, mivel konkrét álláshirdetésre válaszol.
3. Ajánláson alapuló kísérőlevél – Ez a leginkább sikerre vezető forma, mivel már eleve egy létező kapocsra hivatkozik. Ez a forma akkor alkalmazandó, ha egy közös ismerős ajánlására adjuk be jelentkezésünket. A levélben mindenképpen hivatkozni kell az adott személyre a levél bevezető részében, amely segít megteremteni és szorosabbra fonni a láthatatlan kapcsot a két fél között. Gyakran nevezik ezt a format kapcsolati levélnek is. Az állásszerzés lehetősége ebben az esetben a legvalószínűbb.
4. Visszacsatoló levél – Ez egyfajta második kísérőlevél, amelyet a személyes interjú után szoktak elküldeni az interjúztatónak azzal a céllal, hogy egyrészt köszönetet mondjunk a személyes találkozásért, hangsúlyozzuk még egyszer a főbb előnyeinket, és az interjú során esetleg elmulasztott pozitívumokat kiemeljük. Fontos, hogy ne ismételjük az első motivációs levélben leírtakat, ez semmiképpen sem vet túl jó fényt a jelentkezésre, és ha nem vigyázunk a megfogalmazással, könnyen a károssá válhat a levél, mivel kétségbeesett képet festhet rólunk a munkáltató szemében, amely korántsem kulcs a sikerhez.
És mégegyszer. Ne feledd az aranyszabályt: Rövid, tömör, lényegretörő kísérőlevél vezet sikerre, nem a semmitmondó design!
